Requalificação do Sistema de Arquivo da Escola Superior de Enfermagem de Santa Maria

Resumo

Atualmente, a informação é um objeto que cresce de forma exponencial, o conteúdo que transporta é bastante valioso para as organizações, o que resulta numa constante adaptação das unidades e centros de informação às persistentes transformações da sociedade e do meio envolvente. Todos os dias se introduz nova documentação às instituições da área de saúde e, por isso, os Arquivos necessitam de estar preparados para a receção dessa informação orgânica, de forma a preservar o seu valor de prova e testemunho.

O principal objetivo deste trabalho é demonstrar não só a importância da existência de organização e classificação nos serviços de informação nas instituições, e de os manter atualizados, mas também o facto de existirem metodologias que auxiliam a ligação entre estes e os serviços administrativos que facilitarão a partilha e difusão da informação e, consequentemente, aumentarão a performance das instituições. Estes pontos serão relacionados com o caso que se apresenta, sendo fruto de uma experiência de nove meses realizada na Escola Superior de Enfermagem de Santa Maria (ESEnfSM), no Porto.

A proposta visava a aplicação de metodologias para a organização e gestão correta do Arquivo da ESEnfSM, sendo por isso necessário perceber onde era urgente intervir, uma vez que este serviço fornece informação necessária a outros departamentos e esta se encontrava inacessível. A criação de um regulamento para o serviço, com uma política de gestão de documentos, incluindo um plano de classificação, novos autos e a tabela de seleção e conservação, foi fundamental para garantir o bom funcionamento do serviço do Arquivo. Após a aprovação de todos estes documentos pelo Conselho de Direção, passou-se à fase da implementação, onde se realizaram um conjunto de atividades que despenderam mais tempo de execução, salientando a eliminação de documentação que não era relevante e a parametrização do software de gestão documental, ainda em desenvolvimento.

Através da nova regulamentação, a documentação passou a ser registada e controlada através dos autos de entrega e fichas de requisição. Atualmente, nas requisições verifica-se que o tempo de espera por parte do serviço requisitante é muito inferior comparativamente àquele quando não existia um profissional da informação nem metodologias próprias. Ou seja, não só com a organização de documentação que é realizada, com a existência de um software informático eficaz que auxilia na pesquisa, mas também com as competências que os técnicos superiores possuem ao colaborar com os outros departamentos, cria-se assim a ligação que se pretendia.

Considera-se que para todas as instituições é importante possuir técnicos superiores para a área de sistemas de informação, pois os documentos são produtos valiosos e necessitam de ser organizados e difundidos com a metodologia correta, uma vez que a existência de um documento mal organizado comporta-se como um documento perdido. Cada vez mais as instituições são valorizadas pela sua pronta resposta, sendo assim essencial a correta gestão dos documentos para uma rápida e eficaz acessibilidade aos mesmos.