Lista APDIS Online: nova plataforma, novas funcionalidades

Abstract

Introdução

A Lista APDIS online - LAO, é uma plataforma de revistas científicas existentes nas Bibliotecas e Serviços de Documentação da área das Ciências da Saúde em Portugal que cooperam com a APDIS, permitindo uma maior eficácia dos Serviços de Empréstimo Inter-Bibliotecas, na localização das publicações periódicas, realização de pedidos de cópia e gestão dos mesmos entre as diversas instituições.

Lançada em 2002, constitui um marco na história das Bibliotecas e Serviços de Documentação da área da Saúde em Portugal, promovendo não só uma nova dinâmica na cooperação entre Serviços, mas também uma maior capacidade de resposta às necessidades de acesso à produção científica (1).

A evolução para uma nova LAO, acontece naturalmente, reflexo não só da necessidade de adaptação imposta pelos avanços tecnológicos, mas também para permitir uma maior capacidade de resposta aos novos desafios.

Por outro lado, para além das questões técnicas, importa referir que os elevados custos inerentes à gestão e manutenção da antiga LAO, constituíram também um factor de peso para repensar todo o modelo de contratação e manutenção do serviço, tornando-o mais racional no que ao investimento financeiro diz respeito.

Método

Identificaram-se os requisitos a ter em conta para a nova versão da LAO. Com base nas necessidades apresentadas, a Active Media Solutions (http://www.activemedia.pt) (empresa a quem foram adjudicados os trabalhos) utilizou a metodologia Agile software development que permite desenvolver uma estrutura conceitual para reger projectos de engenharia de software. Esta metodologia permite trabalhar por iterações, sendo que cada um destes mini-incrementos de funcionalidades segue o seguinte workflow: planeamento, análise de requisitos de software, especificação, arquitectura de software, implementação (ou codificação), testes e documentação.

Em termos de webdesign e usabilidade, foram efectuados wireframes ou protótipos das várias páginas, utilizando o Balsamiq mockups. Utilizou-se o Photoshop, para desenhar a maquete final. Realizaram-se testes à maquete, colocando a mesma em imagens sequenciais para testes à usabilidade e análise da coerência da comunicação nas várias páginas. Avançou-se para o webdesign.

Utilizou-se o WordPress, versão 3.8, com desenvolvimentos à medida, como Sistema de Gestão de Conteúdos (CMS). As linguagens de programação utilizadas foram HTML 5 e CSS3, JavaScript, PHP e JSON. Para a base de dados foi utilizado o MySQL.

Procedeu-se ao pedido de actualização dos conteúdos junto das Bibliotecas pertencentes à antiga LAO. As respostas recebidas até Dezembro de 2012 (inclusive) foram actualizadas na plataforma antiga. A Bookmarc disponibilizou os dados (conteúdos, bibliotecas e histórico de movimentos). Apenas foi possível utilizar os dados dos conteúdos e das bibliotecas na nova LAO. Estes foram importados para a nova plataforma em formato XML. As actualizações recebidas depois de Dezembro de 2012 foram introduzidas manualmente, pela APDIS. Foram realizados testes à plataforma que resultaram em pequenas correcções e ajustes. Prepararam-se os textos a incluir nos ecrãs de ajuda. Iniciou-se o processo de uniformização e gestão da qualidade da base de dados (ao nível dos conteúdos bibliográficos e dos dados das Bibliotecas). A 2ª fase de testes decorreu após o lançamento da nova LAO, tendo sido solicitado às bibliotecas que reportassem todas as dificuldades e problemas ocorridos durante a utilização da mesma.

Resultados

A nova LAO, lançada no início da 2ª quinzena de Setembro de 2013, conta com uma nova estrutura de base de dados e um layout totalmente renovado.

Em termos de funcionalidades disponíveis, manteve a possibilidade de pesquisar e localizar as publicações periódicas existentes nas bibliotecas da saúde em Portugal, e de gerir os pedidos de artigos científicos entre as instituições (funcionalidades existentes na anterior versão).

Nesta nova versão, de entre diversas funcionalidades, destacam-se a possibilidade de actualização dos conteúdos por parte das próprias bibliotecas (ou da APDIS, sempre que tal seja necessário, sem depender da Active Media Solutions), a existência de duas áreas de trabalho diferenciadas: a dos profissionais das bibliotecas (consulta, alimentação do catálogo e gestão de pedidos) e a dos utilizadores finais (consulta do catálogo e realização de pedidos), e ainda a disponibilização de um módulo de relatórios e estatísticas (que permite exportar dados em Excel e gerar automaticamente gráficos de utilização da LAO).

Foram importados automaticamente 10671 títulos de publicações periódicas. Manualmente foram adicionados 95 títulos (decorrente das actualizações tardias). Após o lançamento, entre Setembro e Novembro, foram adicionadas 66 novas entradas de títulos, 58 dos quais estão como “rascunho”.

A plataforma conta com 44 Bibliotecas assinantes (o que equivale a 88 registos activos, 44 para os profissionais das bibliotecas e 44 para utilizadores finais das respectivas bibliotecas) e 178 bibliotecas cooperantes (que facultam os seus conteúdos mas não utilizam a LAO). Registam-se, ainda, 7 bibliotecas pendentes (resultado de fusões e extinções verificadas).

Relativamente a pedidos efectuados através da plataforma, entre 18 de Setembro de 2013 e 15 de Janeiro de 2014, registou-se um total de 1028 pedidos, dos quais, 47 em Setembro, 329 em Outubro, 240 em Novembro, 227 em Dezembro e 185 em Janeiro.

Discussão

A ausência de critérios de garantia da qualidade da base de dados do sistema anterior originou um elevado número de duplicações de títulos de publicações periódicas (títulos repetidos mas introduzidos de forma diferente, títulos diferentes com ISSN iguais, ISSN atribuídos a revistas erradas). Por outro lado, a falta de informação relativa a títulos abreviados, ISSN e E-ISSN dificultam a recuperação dos dados bem como a identificação de duplicados.

Decorrente desta situação, nesta primeira fase, limitou-se a adição livre de novos títulos, pelas Bibliotecas, ficando estes em “rascunho” até serem validados pela APDIS. Relativamente às existências, as bibliotecas têm total liberdade para efectuarem as actualizações do estado dos seus títulos (aberto, fechado, extinto, e respectivos anos).

Detectaram-se também diversos erros ao nível da tipologia e da caracterização das Bibliotecas. É fundamental que as Bibliotecas actualizem sempre os seus dados (designação, contactos, siglas, endereços). É importante que mantenham a APDIS informada caso ocorram modificações ao nível da Instituição (fusão, extinção, etc.) bem como sobre as implicações dessas alterações no que se refere às colecções (integrada noutra colecção, destruída, desaparecida, etc.).

As principais dificuldades apontadas pelas Bibliotecas prendem-se, primeiramente, com a utilização do browser do Internet Explorer na versão 8. A Nova LAO utiliza as mais recentes tecnologias e as versões mais antigas do Internet Explorer (IE) não suportam algumas delas. Assim, foi aconselhada a utilização da versão 9 ou superior do IE ou, em alternativa, o Google Chrome ou o Mozilla Firefox. As dificuldades e sugestões de melhoria na pesquisa e recuperação dos periódicos foram outros dos aspectos mais referidos e que advêm dos problemas inumerados acima sobre a falta de qualidade dos dados de origem.

Conclusão

O desenvolvimento e implementação da nova Lista APDIS Online, possibilitou a disponibilização de um conjunto de novas funcionalidades há muito identificadas como necessárias. Permitiu ainda perceber qual o volume de dados envolvidos em todo o processo bem como as lacunas existentes ao nível da qualidade da base de dados. Com a nova LAO foi possível criar um sistema mais seguro que permite uma gestão de conteúdos mais transparente. A nova LAO permite uma mais eficiente cooperação entre as diversas bibliotecas.

Apesar de todo o trabalho já executado, a LAO é um serviço em constante evolução e que requer uma continuidade ao nível de novas e eficazes funcionalidades. Assim, a curto prazo, pretende-se rever a qualidade da base de dados. Para tal é desejável a constituição de grupos de trabalho para a gestão da qualidade e para a normalização de procedimentos da Lista APDIS Online. Paralelamente, é essencial a formação na utilização da plataforma.